De gids van vraag en aanbod is de belangrijkste publicatie die je maakt. In verreweg de meeste ruilkringen bevat de gids, naast de vermeldingen van vraag en aanbod, een leesgedeelte met nuttige informatie, leuke verhalen en stukken over individuele deelnemers van het systeem. Als je wilt dat mensen de informatie goed lezen en gemakkelijk opnemen, moet je de gids aantrekkelijk maken. Leuk om te lezen en eenvoudig om de belangrijke informatie te vinden.
In deze brochure maken we onderscheid tussen vermeldingen en advertenties. Vermeldingen zijn de eenvoudige één-regelige opsommingen van vraag en aanbod ('Piet in Wijk C biedt een tweedehands koelkast aan'). Advertenties zijn grotere, speciaal opgemaakte en in het oog springende reclame-boodschappen.
Goede vermeldingen zijn onontbeerlijk voor de handel. Maar de vermeldingen moeten wel up to date zijn. Niets is frustrerender dan een paar keer voor niks bellen, bijvoorbeeld omdat iemand geen deelnemer meer is, de dienst niet meer aanbiedt, er geen zin in heeft enzovoorts. ("Tsjee, staat die koelkast er nog in, nee, die heb ik al lang verkocht"). Zorg dus dat de vermeldingen nog actueel zijn. Het is zo al voldoende werk om alle vermeldingen te rubriceren en te lay-outen. Loze vermeldingen kosten meer dan alleen papier.
Tip: Hoe de vermeldingen actueel te houden
Onder meer in Utrecht wordt aan elke deelnemer naast een rekeningoverzicht ook een overzicht gestuurd van de geplaatste vermeldingen. Hierop staan alle niet-eenmalige vermeldingen. Elke deelnemer kan dan kijken of het nog klopt. Door een vinkje te plaatsen voor de vermelding en het overzicht weer terug te sturen, weet de administratie dat die vermelding moet vervallen. Op hetzelfde formulier kunnen ook nieuwe vermeldingen worden aangegeven.
In Haarlem kunnen de wijzigingen van de advertenties worden doorgegeven via de achterkant van de cheques.
Op welke manier ook, in elk geval moet het vermeldingenbestand regelmatig worden opgeschoond.
Tip: Eenmalige goederen eenmalig vermelden
Je kunt ook de vermeldingen met eenmalige (bijvoorbeeld tweedehands) goederen na één keer verwijderen. Als iets niet is verkocht moet de deelnemer dan een nieuwe vermelding plaatsen.
Diensten en permanent leverbare goederen moeten natuurlijk blijven staan.
Tip: Betalen voor vermeldingen
In sommige systemen, zoals Hilversum en Arnhem, moet je LETSeenheden betalen voor elke vermelding die je plaatst. Daarmee stimuleer je mensen om oude vermeldingen te verwijderen. Het nadeel hiervan is natuurlijk dat mensen niet zo snel iets nieuws aanbieden. Dat kun je weer oplossen door iedereen een aantal (bijvoorbeeld 5) gratis vermeldingen te geven, en te laten betalen voor elke volgende vermelding. Je kunt een uitzondering maken voor tweedehands goederen: die zijn altijd eenmalig en altijd gratis.
Tip: Aanvullingen
In Haarlem verschijnt er naast de kwartaaluitgave van de advertentiegids een maandelijkse aanvulling met de advertenties van de nieuwe deelnemers en de nieuwe advertenties van de bestaande deelnemers. Deze aanvulling kan in de advertentiegids worden bewaard.
Tip: Nieuwe vermeldingen vet
In Steenbergen worden alle nieuwe vermeldingen vet gedrukt, zodat je snel kunt zien wat er is bijgekomen. Je kunt het lezen van de vermeldingen dan beperken tot de nieuwe.
Tip: Logische opbouw zoeksysteem
Om het opzoeken te vergemakkelijken is een logische structuur van het bestand noodzakelijk. Maak daarom goed herkenbare rubrieken van goederen en diensten. Een grove stelregel is dat, zodra een lijst langer wordt dan twintig aanbiedingen of twintig vragen, opsplitsing van de rubriek handig is.
Als je veel rubrieken hebt, is het slim om met een overzicht van de rubrieken te beginnen.
Vaak is het een goed idee om vermeldingen in verschillende rubrieken te plaatsen. Computerlessen kun je bijvoorbeeld plaatsen onder 'computers' en onder 'lessen'. Als je vindt dat dit teveel papier kost, volstaat ook een verwijzing naar een andere rubriek.
Tip: Eerst vraag, dan aanbod
Plaats in elke categorie eerst de vraagvermeldingen, en daarna pas de aanbodvermeldingen. Dat maakt deelnemers actiever om te kijken of er vraag is naar hun vaardigheden, en niet af te wachten tot er iemand op hun aanbod afkomt.
Tip: Help bij het formuleren van de vermeldingen
In Leiden krijgen nieuwkomers en mensen die weinig handelen begeleiding bij het maken van goed en creatief geformuleerde vermeldingen.
Tip: Losse vermeldingen of lijstjes
De meeste systemen werken met losse vermeldingen die in rubrieken staan. Sommige, waaronder HandjesWerpen uit Antwerpen, werken met activiteiten (vegetarisch koken) waaronder de rekeningwoorden (of nummers) staan. Dit is heel duidelijk en kost veel minder papier, al zijn de vermeldingen minder spannend om te lezen. Als je kiest voor losse vermeldingen, wees dan specifiek. Dus niet schilderen maar decoratieve technieken met acryl.
Tip: Prijsindicatie
Veel mensen vinden onderhandelen over de prijs moeilijk. Een indicatie van de vraagprijs biedt een houvast. Deelnemers kunnen dan van te voren bedenken wat ze voor iets over hebben of willen krijgen.
Tip: Formaat krant
Een A5-krantje is gemakkelijk te maken en ligt lekker in de hand. Maar met het groeien van je ruilkring wordt je krantje dan al gauw onhandelbaar dik. Bovendien oogt A5 al snel een beetje knutselachtig. Je kunt ook A4-formaat gebruiken, opgemaakt in meerdere kolommen. Gekleurd kaftje van wat dikker papier er omheen, ... kan er erg leuk uit zien. Sinds de Sterrenstof van het Utrechtse Sterrenstelsel dit formaat heeft, stromen de positieve reacties binnen.
Tip: Aangeven wijk/buurt/dorp
Voor veel diensten in een ruilkring zoek je iemand die vlakbij woont. Het is bijvoorbeeld handiger om een kinderoppas te hebben bij jou in de straat, dan in een ander dorp. In ruilkringen die een groter gebied beslaan is het handig als er in elke vermelding in een aparte kolom een aanduiding is opgenomen over waar de aanbieder woont. Bijvoorbeeld een afkorting van de wijk, de buurt of het dorp. Het kan eventueel ook alleen op de deelnemerslijst worden aangegeven.
Tip: Goede vormgeving
Houd de opmaak speels en luchtig, maar ook herkenbaar en rustig. De opmaak staat in dienst van de tekst, niet andersom. Prop de pagina's niet helemaal vol met letters. Maak verschillende soorten tekst ook visueel herkenbaar.
Tip: Advertenties
Advertenties voor interessante aanbiedingen vergroten de interesse. Diverse LETSkrantjes bieden die mogelijkheid aan. Geef wel duidelijk aan hoeveel zo'n advertentie kost. In Hengelo bijvoorbeeld zijn de eerste 24 cm2 gratis, daarboven betaal je een stuiver per cm2. In Utrecht betalen individuele deelnemers deze prijs in Sterren, bedrijven in euro`s.
Overigens kun je zo'n advertentie misschien ook kwijt in andere media in het gebied waar de ruilkring actief is, zoals (gratis) buurtkrantjes of lokale TV & teletekst.
Andere media voor vermeldingen
Veel mensen vinden het niet zo gemakkelijk om in een Vraag & Aanbodgids te kijken en iemand op te bellen. Bovendien is geschreven tekst niet voor alle deelnemers even toegankelijk. Denk bijvoorbeeld aan buitenlanders die de taal nog niet goed beheersen. Daarom is het wijs - afhankelijk van het type deelnemers - om de vermeldingen niet alleen in een vermeldingengids maar ook via andere media aan te bieden.
Tip: Telefoondienst
In Amersfoort kunnen deelnemers een werkgroep bellen als ze iets zoeken of willen aanbieden in de ruilkring. De werkgroep zoekt en bemiddelt en vraagt voor deze dienst een kleine vergoeding in Keien.
Tip: Inlooppunt
Geef deelnemers de mogelijkheid om binnen te lopen bij een buurthuis, een winkel of een andere plek waar de vermeldingen worden aangeboden. Er zijn verschillende mogelijkheden:
- In de ruilwinkel Feijenoord in Rotterdam zijn de advertenties op een prikbord geprikt. Om te weten wat er wordt aangeboden moeten de deelnemers daarheen. Oudere vermeldingen moeten dan wel regelmatig worden verwijderd!
- Een alternatief is een kaartenbak, een multomap met bladen in hoesjes of een computer met een gemakkelijk zoeksysteem met alle vermeldingen. Zo'n systeem wordt al jaren toegepast bij het Amsterdamse ruilsysteem voor dagdelen Over en Weer.
Tip: Presentatiemap
In Zwolle kunnen de deelnemers hun waren presenteren in een multomap met doorzichtige hoesjes. Daarin zitten voorbeelden van producten die worden aangeboden, foto's van de te leveren diensten (bijvoorbeeld massage), zeer verzorgde advertenties en dergelijke, met de vermelding hoeveel Dinges er gevraagd worden. Deze map is heel geschikt voor een introductie bij belangstellenden en nieuwe deelnemers, en wordt ook met succes gebruikt bij kLETScafé's.
Tip: Gratis vermeldingen in bestaande bladen
Veel plaatselijke weekbladen met commerciële advertenties bieden particulieren en not-for-profit organisaties de mogelijkheid om gratis vermeldingen te plaatsen. Ga eens met ze praten en kijk of ze de nieuwe vermeldingen willen overnemen. Dat betekent dat alle verse vermeldingen elke week bij de deelnemers op de mat liggen. Misschien willen ze zelfs alle vermeldingen plaatsen.
